Ein Modell einer Großstadt zu bauen, stellt die Modellbauerinnen und Modellbauer vor enorme Herausforderungen. Zwar gibt es genaue Pläne der Stadt, in der Straßen, das Gelände und die Gebäudegrundrisse maßstabsgetreu wiedergegeben werden. Über das Aussehen, die Höhe und die Architektur der Gebäude, Brücken und Landschaft sagen diese Pläne jedoch wenig aus. Erste Aufgabe ist daher, die exakte Aufnahme der Stadt anzulegen. Dafür ist das Stadtgebiet in Planquadrate unterteilt.
Grundlage dafür ist das Meridiansystem der Gauß-Krüger Projektion. Aus Luftaufnahmen werden dann Gebäudehöhen und Dachformen ermittelt, mit den Messkoordinaten der Katasterpläne und den Höhen des digitalen Stadtmodells abgeglichen.
Papier und Wirklichkeit stimmen häufig nicht überein. Deshalb durchqueren die Modellbauerinnen und Modellbauer alle Straßen eines 500 x 500 Meter großen Planquadrats (entspricht einer Modellbauplatte), um zu vergleichen und Neues aufzunehmen. So entsteht ein aktueller Modellbauplan.
Zusätzlich wurden alle Straßen in den Planquadraten von den Modellbauerinnen und Modellbauern begangen. Sie machten Fotos von den Fassaden und architektonischen Besonderheiten, ermittelten den aktuellen Stand der Bebauung, denn in einer Metropole wie Köln gibt es immer viele Bauvorhaben, und hielten all dies in ihren Modellbauplänen fest. Dann begann der eigentliche Modellbau.